Stageverslag 11

Op 17 en 24 februari deed ik mijn stage bij Zonnehoeve|Living+. Ik vertrok zeer tijdig omdat er werken aan de gang zijn op de n60. Gelukkig maar want ik kwam iets voor 8uur aan zodat ik kon beginnen aan mijn stagedag deze liepen tot 16uur30. Vandaag heb ik met Martine besproken wanneer ik mijn vorige afwezige stagedag mag inhalen. Deze stagedag mag ik inhalen de maandag van de Krokusvakantie.

Als ik aan kom op mijn stageplaats, Leg ik eerst de kranten in de juiste vakjes. Hierna zet ik mijn eerste kan koffie, want iedereen die toekomt om te werken wil graag een tas koffie. Als ik hiermee klaar ben, ga ik aan mijn computer zitten. Eerst en vooral ga ik mijn mail controleren om te kijken of er geen reservaties van wagens op vergaderzalen zijn. Zijn die er wel, ga ik die reserveren in het Outlook agenda bij reservaties "Wagenpark" of "vergaderzalen". Hierbij moet ik ook opletten dat er geen dubbelboekingen zijn en dus geen problemen zijn.

Hierna vraag ik of er iemand werk heeft voor mij. Ik kreeg van Cristina een opdracht. Ik kreeg een lijst van adressen en bedragen. Dit was een lijst waar allemaal leveranciers opstonden die Zonnehoeve betaalde. Hierbij was er een fout gebeurd waardoor er bij verschillende leveranciers een dubbelboeking is gebeurd. Christina heeft mij gevraagd om een brief te typen naar de leverancier om het geld terug te vorderen. Op de L-schijf op onze harde schijf kon ik bij sjablonen een Word document vinden met een standaard brief waarbij ik alleen nog moest schrijven waarover de brief ging. Cristina vond de opmaak van de standaard brief niet zo goed. Daarom heeft ze mij gevraagd om deze brief een beetje volgens de BIN-normen te maken. Ik weet natuurlijk niet alle afmeting en groottes uit mijn hoofd maar de dingen die wist heb ik veranderd. Daar was Cristina blij mee. Toen deze brief volledig was opgesteld, zocht ik de juiste adressen op want ik wist alleen maar de namen van de leveranciers. Dit deed ik via Google of ik ging het vragen bij Cristina wanneer ik het niet vond.

Ondertussen waren Martine en nog andere collega's bezig in het oude bureau van Dominiek. Deze waren ze aan het leegmaken omdat het de weer erna een bureau van andere collega's werd. Er Stonden daar nog een heleboel oude dozen en mappen die ik paar weken geleden heb geklasseerd. Deze dozen en mappen mochten naar het archief. Sommige mappen waren nog niet in een doos gestoken en daarom brachten ze deze naar mij zodat ik dit kon doen. Eerst heb ik deze klasseerdozen nog in elkaar gestoken voordat ik deze bundels in de doos kon steken. Toen alle bundels in de doos had gestoken, kon ik al deze dozen in de archiefkast gaan steken. Toen was ik klaar met deze opdracht.

Toen had ik geen opdracht meer. Maar ik had nog dozen oude papieren staan van paar weken terug die ik van Nicole had gekregen om te versnipperen. Het waren nog 2 volle dozen om te versnipperen. Aangezien en er maar een kleine hoeveelheid per keer in de papierversnipperaar mag ben ik hier heel lang aan bezig geweest. Ik was begonnen rond 11u en was pas klaar om 15.30 u met een korte pauze tussen.

Hierna was er nog tijd voor een opdracht. Ik kreeg nog een stapel facturen van Cristina om te klasseren in de juiste map en om in de juiste volgorde te steken. Ook kreeg ik een stapel kasbons om op dezelfde manier te klasseren en op de juiste volgorde te steken.

Toen ik de tweede week aankwam had Ingrid direct een werkje voor mij. De bankrekeninguitreksels die ik enkele weken terug geklasseerd in een classeur had gestoken, Mocht ik er deze van 2013 uithalen en in bindingsystemen steken om daarna in een doos te steken die ik terug eerst in elkaar stak. Op deze doos schreef ik dan van wie deze documenten allemaal precies waren. Hier had ik veel tijd voor nodig omdat ik de jaren 2013-2014 uit elkaar moest halen en dus 2014 nog niet ingebundeld mocht worden. Deze dozen werden dan in het archief gezet.Ingrid zei ik ook dat ik me niet mocht haasten zodat het zeker allemaal juist was. Hierna kreeg ik nog een paar nieuwe bankrekeninguitreksels om te klasseren in de map van de juiste cliënt. Ook hierbij moet alles correct geordend zijn. De mappen waar ik de uitreksels in stak had nog geen papier in de rug. Van Ingrid kreeg ik een aantal klevers die ik op de rug mocht plakken en om de namen op te schrijven van welke cliënten er allemaal in deze mappen zitten. Ik ben hier heel lang aan bezig geweest omdat ik wou dat het allemaal juist gedaan werd.

Ondertussen na de middag had Martine me gevraagd om te helpen om de refter inorde te zetten omdat er zit een grote teamvergadering plaatsvond. Hier hielp ik de tafels en stoelen verzetten zodat er ongeveer 100 mensen in de zaal konden zitten achter elkaar. Ook hielp ik de tafel klaarzetten met de soorten dranken glazen en tassen. Ik ben hier ook eventjes aan bezig geweest. Hierna heb ik verder gewerkt aan de taak van Ingrid: De bankrekeningsuitreksels.

Toen ik hiermee klaar was, ging ik vragen achter een nieuwe taak. Ingrid had nog een klein taakje voor mij. Ze had opnieuw wat loonbrieven die in het systeem op de L-schijf mochten. Hier heb ik goed moeten opletten dat ik de juiste getallen bij de juiste persoon zette. Als ik het bedrag in het bestand schreef, zette ik deze erna in het zwart (daarvoor rood) als ik dit doe dan kunnen mijn collega's zien dat deze getallen al aangepast zijn. Als het nog steeds een rood getal is, wil dit zeggen dat deze getallen nog niet gecontroleerd zijn. Bij deze opdracht werkte ik met Excel.

Ondertussen tussen de dag door neem ik telefoons op. Ik probeer zoveel mogelijk zelf te beantwoorden maar dat gaat niet altijd. Daarom moet ik ook vaak doorschakelen tot de juiste persoon. Dit lukt al vlot. Ook komen er elke maandag een aantal cliënten achter eetbonnetje omdat ze die nog niet gekregen hebben of vergeten zijn. Ik geef hen dan hun eetbonnetjes voor de hele week.

Na de middag komen de bonnetjes van de maaltijd op maandag terug. Deze sorteer ik dan tussen: klassiek, vegetarisch en dieet en stop dit dan in hun juiste doosje. Ook zet ik de hele dag door koffie zodat er elk moment van de dag koffie voorzien is. Soms kan het zijn dat ik het niet gezien heb dat ze met de koffiekan weg zijn en da er aan het onthaal geen koffie meer is. Als ze dit melden zet ik onmiddellijk andere koffie. Ik controleer ook de agenda in Outlook hiervoor zodat ik weet hoeveel koffie ik moet zetten.

Ook ga ik elke week de broodjes bij De Spar bestellen via de telefoon. De tweede week heb ik ook wat fruit moeten bijbestellen voor in het landschapsbureau. Men kan de broodjes bestellen door naar mij te bellen of langs te komen aan het onthaal of eventueel een mailtje te sturen. Wie een broodje besteld heeft wordt opgeschreven in het bestandje op de L-schijf. Want wanneer men 11 broodjes heeft gekocht is het volgende broodje gratis. Dan bestel ik ten laatste naar De Spar om 9u50 om de broodjes te bestellen. Als je later belt kan het zijn dat je broodjes niet op tijd zullen geleverd worden.

Ook komt De Post altijd aan rond 10u . Deze ga ik allemaal sorteren en in de juiste vakjes leggen.

Als er Zonnestraat 15 staat, dan is deze brief of pakje voor Zonnehoeve Production en leg ik dit in hun vakje. Als er alleen Zonnehoeve staat met Zonnestraat 13 leg ik deze brieven bij Martine haar vakje. Andere post waar er namen van cliënten opstaan leg ik deze in het vakje van Dominiek.

Soms kan het zijn dat er een pakketje aankomt, Deze moet ik dan ondertekenen. Het dubbel exemplaar dat ik heb moeten handtekenen leg ik dan in het vakje van Nicole. Het pakketje zet ik dan aan het onthaal en ik laat weten aan de persoon van wie het is dat het pakketje is aangekomen.

Dit is mijn stageverslag van de voorbije 2 weken.