Stageverslag 3

De voorbije twee weken heb ik opnieuw stage gelopen bij Zonnehoeve|Living+ in Eke.

Om 8u moet ik beginnen, elke dag was ik steeds op tijd aanwezig en heb nog wat tijd om rustig de computer aan te zetten. Om 16u30 had ik gedaan en kon ik naar huis.

De maandag als ik aankom op mijn stage, zet ik altijd eerst de computer aan. Daarna kijk ik altijd als de kranten er al zijn. Als de kranten al toegekomen zijn sorteer ik ze bij het juiste huis/afdeling en de juiste persoon. Hierna zet ik de eerste kan koffie zodat er koffie is als iedereen toekomt. Als dit gedaan is ga ik naar het programma Outlook en bekijk ik mijn mails. Ik doe dit omdat er soms reservaties kunnen tussen zitten voor een wagen of een vergaderzaal te reserveren. Om een wagen te reserveren werk ik met het programma Outlook. In Outlook zit er nog een afzonderlijk deel Agenda, daarin kan ik kijken welke wagen of vergaderzaal nog vrij is. Zo kan kan ik de juiste informatie reserveren en zijn er geen overboekingen.

Als ik hiermee gedaan heb komt meestal Martine (mijn stagebegeleidster) met wat werkjes. In de voormiddag had ze niet veel werk voor mij. Zo heb ik verder gedaan met versnipperen waar ik vorige week nog niet mee klaar was. Zo was het eindelijk allemaal klaar want het was een grote pak oude papieren. 

Daarna had Martine een werkje voor mij gevonden namelijk: een brief terugsturen. Ze heeft me uitgelegd hoe ik dit moest doen. Er stond een standaard brief op onze L-schijf (een mapje die op alle computers staat). In deze brief veranderde ik de datum, plaats, adres, titel,.. Deze informatie kon ik vinden op de brieven die Martine me had gegeven. Ook zette ik erbij dat er in de bijlage de teruggevraagde brief zat. Als ik hiermee klaar was heb ik deze brieven eerst naar Martine gemaild zodat ze het nog een kan controleren.

Elke week moet ik om 9u50 bellen naar de Spar voor het bestellen van broodjes. De personen die een broodje willen moet bellen naar de balie of langskomen aan de balie zo kan ik het opschrijven in onze agenda. In de agenda moet ik schrijven voor wie het broodje is, welk broodje en als hij/zij al betaald heeft.

Soms kan het zijn dat er mensen na 9u50 nog bestellen en dan bel ik terug naar de Spar met de vraag of het nog mogelijk is om nog een broodje bij te bestellen. Rond 12u komen meestal de broodjes aan maar de eerste maandag waren ze zeer laat het was al 12u15. Daarom konden de meeste mensen maar later gaan eten. Ik heb ook gewacht tot de broodjes er waren, zodat ik kon afrekenen en stempels kon zetten op de spaarkaartjes.

Na de middag kreeg ik van Chris (de boekhouder) een werk om te doen. Doordat iedereen is verhuisd naar 1 gemeenschappelijke bureau, had hij gevraagd om alle mappen in zijn bureau die in de kast staan weg te doen. Hier heb ik alle documenten die in de mappen zaten moeten uithalen en in een kartonnen doos moeten uithalen. De kartonnen doos heb ik ook geplooid  en haakjes ingestoken zodat hij stevig is. Daarna heb ik de documenten erin gestoken en op de doos geschreven welk document er in zit en van welk nummer tot nummer er in zit. aan dit werkje heb ik de hele namiddag gewerkt.

Daarna kwam Martine met nog een werkje. Maar doordat ik al werk had, heb ik dit de tweede week gedaan. Ik moest de verlofplanningen maken voor volgend jaar. Dit heb ik met het programma Excel gewerkt. Ik nam de verlofplanningen van vorig jaar en heb de dagen veranderd.

dit lijkt niet zoveel werk, maar doordat er iets mis was met het programma lukte het niet om de dagen door te schuiven en heb ik alles handmatig ingetypt. Er zijn 52 weken in een jaar dus zoveel keer heb ik ma, di, woe, do, vrij, za, zo moeten intypen, zo heb ik 15 verlofplanningen gemaakt. Daarna heb ik nog de dagen gecontroleerd zo dat de datums allemaal klopten en dan nog de weekends en feestdagen in een ander kleur gezet. Hier was echt heel veel werk aan en heb hier dan ook de volledige tweede stagedag aan bezig geweest.

Ondertussen heb ik er ook voor gezorgd dat er steeds koffie aanwezig is. Ook dat er altijd koffie is voor de vergaderingen, zo moet ik soms tot 3 kannen achter elkaar maken. Ook heb ik zoals alle weken de eetbonnetjes gesorteerd van het middagmaal. Hier heb je een klassiek, dieet en vegetarisch kaartje en die steek ik dan terug in het doosje van de maandag en bij het juiste pakje(klassiek, dieet of vegetarisch).

Rond een uur of 11u45 komen er elke week een paar bewoners naar de balie voor eetbonnetjes die ze nog niet gekregen hebben. Aan die personen vraag ik dan welk soort kaartje ze nodig hebben en geef het hun.

Elke week komt de post aan om 10 u, ik sorteer die allemaal. Eerst kijk ik of de post voor ons is of voor de beschutte werkplaats (Zonnestraat 13 en Zonnestraat 15) dit zijn dan 2 hoopjes. De post voor de beschutte werkplaats leg ik dan in het vakje van de beschutte werkplaats. Dan sorteer ik onze post verder, ik moet hier de namen opzoeken op de computer en dan kan ik zien in welk huis die persoon woont en leg dit dan in het vakje van dat huis.Ook kan er post bij zitten voor personeel van op de bureau en leg ik dit dan in het vakje van Martine of Karen of andere personeelsleden.

Aan het onthaal krijg ik ook veel telefoontjes, ik weet al beter naar wie ik moet doorverbinden. Soms kan ik ook zelf antwoorden zonder door te verbinden. of vraag ik terug te bellen wanneer de persoon die ze nodig hebben er niet is.

Zo, dit heb ik de voorbije twee weken allemaal verricht op mijn stageplaats.

Stageverslag 2

Vandaag ga ik vertellen over de voorbije twee weken stage die ik opnieuw gelopen heb.
Ik doe stage van 8u tot 16.30u, ik probeer altijd 5 minuten op voorhand te zijn zodat ik rustig alles kan opstarten en dan kan beginnen.

Aan het onthaal telefoneer ik vooral veel, het lukt ook al beter om deze te beantwoorden of door te schakelen. Ook krijg ik ook andere taken zoals; brieven overtypen in de juiste formaat. Dit heb ik moeten doen met het programma Word. Van Martine kreeg ik ook een opdracht om papier te versnipperen. Ik heb ook veel mappen moeten sorteren en facturen in de juiste volgorde gestoken. Ik heb ook de documenten die ik vorige twee weken heb geklasseerd nu in alle juiste mapjes moeten steken van de juiste personen, dit heeft heel wat tijd in beslag genomen.

Ik telefoneer ook elke week naar de Spar om de broodjes te bestellen, dit is een dagelijkse taak die ik niet mag vergeten. In de tweede week heb ik ook geholpen met de verhuis van kantoren. Hier heb ik alle mappen uit de kast moeten halen en daarna terug in de kast moeten steken. Ik heb ook een hele pak papier gekregen om te versnipperen, hier ben ik een tijdje met bezig geweest en moet ik volgende week verder werken.

Als ik aankom op mijn stageplaats, controleer ik altijd eens mijn mails omdat er soms reservaties van wagens en vergaderzalen in staan. Deze zaken probeer ik inorde te brengen en beantwoord dan de mail of het zou lukken of niet. De reservaties moet ik ook in het computerbestand outlook, agenda steken zodat er zicht geen dubbelboekingen voordoen of misverstanden.

Ik zorg ook altijd voor de koffie en moet er voorzorgen dat die nooit op is en dat de mensen van een vergadering ook altijd koffie hebben. Dit is iets dat ik wel eens durf te vergeten, maar de mensen vragen het en dan maak ik vlug koffie.

Van Martine had ik een opdracht gekregen om een affiche te maken vanuit een folder, hier heb ik eerst de folder moeten scannen en dan vervolgens met word bewerkt tot een affiche van een A4 formaat.

's Morgens komt de post toe en sorteer ik die dan in het juiste vakje. Ik heb ook al aangetekende brieven mogen versturen, dat was iets nieuws want dit had ik nog nooit gedaan. In de namiddag komen dan de eetbonnetjes van de bewoners terug en sorteer ik die dan in het juiste doosje (maandag, dinsdag, woensdag, donderdag of vrijdag) en dan is er nog een onderverdeling uit klassiek, vegetarisch en dieet. Dit moet ordelijk gedaan worden zodat het niet door elkaar geraakt.

Dit is mijn tweede stageverslag van de voorbije twee weken stage die ik gelopen heb.