Op 19 en 26 ben ik opnieuw op stage geweest bij Zonnehoeve|Living +. Deze dagen begonnen om 8uur en eindigden om 16 uur 30. Ik was steeds op tijd aanwezig. Zo kon ik op tijd klaarzitten aan mijn bureau.
Toen ik aankwam, stond er al direct een cliënt te wachten om eetbonnetjes te komen halen. Deze heb ik direct gegeven.
Hierna heb ik de kranten verdeeld in het juiste vakjes aan het onthaal. Toen ik koffie wou zetten, zag ik dat Wendy al een kan had gezet. Dit moest ik dus niet meer doen. Dan ben ik aan mijn computer gaan zitten. Ik bekeek eer al mij mails van de voorbije week. Zo bekijk ik ook of dat er geen reservaties tussen zitten die ik moet annuleren of bijplaatsen.
Al snel was Ingrid er met een opdracht voor mij. Ze had een stapel enveloppen mee die ik één voor één mocht inscannen en dan in het computersysteem kon steken. Dit was een heel stapeltje, maar het lukte wel redelijk vlot omdat ik deze taak al een paar keer heb uitgevoerd.
Toen kwam Wendy met een paar brieven. Deze brieven waren van onze tegenpersoon. Maar de tegenpersoon heeft niet onze juiste naam en schrijft deze dus verkeerd op de brieven die ze naar ons sturen. Daarom mocht ik een brief opstellen om deze mensen op de hoogte te stellen dat de naam van ons bedrijf niet klopt. Omdat ik eerder al een zo'n brieven heb gemaakt, kon ik deze terug openen en gewoon de namen veranderen. Dit vond ik een leuk opdrachtje om eens tussendoor te doen.
Daarna heb ik verder gedaan met de opdracht van Ingrid. Ik mocht van elke belastingbrief die ik vanmorgen heb ingescand, een brief maken. Deze brieven kon ik vinden op de L-schijf bij de brieven van vorig jaar. De brieven van vorig jaar kon ik gewoon veranderen naar de datum van vandaag en het referentienummer veranderen. Deze brief sloeg ik op in een nieuwe map van 2014. Ook op een lijst in Excel deed ik wat aanpassingen. Dit deed ik door degene waarvan ik een brief heb ingescand en een brief hiervoor heb gemaakt schreef ik dit op in de lijst. Ook schreef ik in de lijst welk nummer ik de brief heb gegeven met de initialen van Ingrid. Dit was een hele werk tegen ik alle brieven heb gedaan. Soms heb ik ook een paar nieuwe brieven moeten opstellen van cliënten die er vorig jaar nog geen nodig hadden. Dit deed ik door een brief te nemen van een ander cliënt en gewoon de namen en adressen te veranderen.
Toen ik hiermee klaar was ging ik met mijn brieven naar Ingrid van haar mocht ik al mijn brieven afdrukken en zou ze dan controleren. Toen ik ze had afgedrukt, ging ik het Ingrid gaan zeggen dat ze afgedrukt waren. Ingrid kwam toen mee naar mijn bureau om de brieven te controleren. Er was 1 foutje bij, maar dit vond ze niet erg omdat er nog een foutje in het systeem stond, waardoor ik die fout heb gemaakt. Toen ze gecontroleerd had, handtekende ze alle brieven. Dan heb ik achter elke brief de papieren die ik heb moeten inscannen achtergestoken. Dan was de brief klaar en mocht ik de brieven in een enveloppe steken, een postzegel opkleven en in de bak voor de post leggen. Toen was deze opdracht klaar.
Ik heb ook nog een opdracht gekregen van Sofie. Bijna alle huizen hadden een formulier ingevuld met vragen die Sofie had opgesteld. met deze formulieren mochten ik een samenvatting maken van alles formulieren samen. Zo kon ze zien wat alle huizen op 1 vraag samen antwoorden. Het was een beetje zoeken om alle antwoorden samen te krijgen omdat sommigen hun vragen wat verwoord hadden, maar het is uiteindelijk wel gelukt.
De tweede maandag heb ik voornamelijk opnieuw voor Ingrid gewerkt. Toen ik aankwam op mijn stageplaats en bezig was aan de eerste kan koffie, zei ze al als je klaar bent en je geïnstalleerd hebt mag je tot bij mij komen. Toen ik klaar was ben ik naar haar geweest in het kantoor. Toen kreeg ik een hele stapel enveloppen met bankrekeninguittreksels. Deze Mocht ik in ons bestand in onze L-schijf steken. Dit bestand is opgemaakt met Excel. In dit bestand zitten heel wat formules om de geldbedragen juist te kunnen uitrekenen. Ingrid had me eerder al uitgelegd hoe deze formules werken. Ik ben hier redelijk lang aan bezig geweest omdat het een grote stapel was.
Ook kreeg ik een stapel zoals vorige week met vereenvoudigde aangiftes voor de cliënten. Deze fiches heb ik terug ingescand en opgeslaan op onze L-schijf bij de belastingen van de cliënten. Toen ik deze opgeslaan had, mocht ik opnieuw brieven maken zoals vorige week. Deze heb ik laten controleren door Ingrid en deze waren zo goed als inorde. Elke keer als er een brief gemaakt worden worden deze verschillende keren opgeslaan op de computer telkens in andere mapjes. Ook vul ik de lijst aan op de L-schijf. Dit doe ik door het nummer die ik de brief gegeven heb, de naam naar wie ik de brief schrijf en wie de cliënt is en waarover de brief gaat te noteren in de lijst. Dit heeft heel veel tijd in beslag genomen.
Hierna heb ik de brieven afgedrukt en samen met de fiches in de enveloppe gestoken. Daar heb ik een postzegel op geplakt en in de doos voor de post gelegd. Ik zorgde dat alle documenten mooi werden opgeplooid en de enveloppe er verzorgt uitzag.
Dan heb ik de bankrekeninguittreksel die ik vanmorgen in het bestand gestoken heb in onze mappen voor de uittreksels gestoken. Ingrid vroeg me ook om de cliënten die nu een bewindvoerder hebben, eruit te halen en in een aparte map te steken. Dit doen we omdat vanaf nu de uittreksels naar de bewindvoerder worden gestuurd en niet meer naar ons. Nu zitten de mappen weer inorde.
Hierna ging ik terug naar het landschapsbureau, daar heb ik nog een opdracht van Cristina gekregen. Ik kreeg terug zoals elke week een pakje facturen die ik mocht klasseren. Dit duurde niet zolang omdat ze al in de juiste volgorde zaten, dus moest ik deze gewoon perforeren en in de map steken.
Daarna ben ik nog eens naar het landschapsbureau gegaan om nieuw werk te vragen. Omdat bijna iedereen in vergadering zat behalve Kris, Cristina en Ingrid. Hadden ze geen werk meer voor mij. Daarom heeft Ingrid gezegd dat ik nog eventjes aan mijn stageverslag mocht werken. Het was toen 16.10uur dus was het niet zo lang meer.
Anders heb ik nog mijn wekelijkse taken gedaan. Dit is koffie zetten, de post verdelen, eetbonnetjes sorteren, wagens en vergaderzalen reserveren.
Dit is mijn stageverslag van de voorbije twee weken.
Geen opmerkingen:
Een reactie posten