stageverslag 5

Op Maandag 18 november en maandag 25 november heb ik stage gelopen bij Zonnehoeve|Living+. Mijn stage startte om 8u, ik kwam steeds zeker 5 minuten op voorhand aan zodat ik rustig alles kon op starten. Om 16.30 uur was mijn stage gedaan en kon ik naar huis.

Steeds als ik aankom op mijn stage, leg ik de eerste kranten in de juiste vakjes. Ik maak daarna een kan koffie en zet mijn computer aan. Dit zijn mijn taken die ik elke week het eerste uitvoer. Als ik hiermee klaar ben, ga ik aan mijn computer zitten en ga mijn mails bekijken. Zo blijf ik op de hoogte wat er op Zonnehoeve allemaal gebeurd. Hier weet ik ook, of er geen reservaties van de wagens of de vergaderzalen moeten gemaakt worden. Mocht dit toch gebeuren, reserveer ik dit bij Outlook met daarin het onderdeel Agenda. Hier kies ik voor "Wagenpark" of "vergaderzalen". Hierbij moet ik heel correct zijn zodat er geen overboekingen gebeuren. In deze Agenda schrijf ik, wie naar waar gaat met de wagen of wie de vergaderzaal huurt en waarom.

Van Ingrid had ik de opdracht gekregen om van de documenten die ik van haar gekregen te scannen en in mapjes te plaatsen op onze L-schijf. De eerste maandag had ik de opdracht gekregen om verder te doen met het klasseren van de mappen die in het oude kantoor van Chris lagen. Dit kantoor lig namelijk helemaal vol met oude mappen die geklasseerd moeten worden. Om deze mappen te klasseren, steek ik kartonnen dozen in elkaar en steek vervolgens de papieren die ik uit de mappen haal in deze dozen op de juiste volgorde. Hier kruipt er heel wat tijd in dus ben hier toch wel eventjes met bezig geweest.

Als de post is geweest rond 9.30 uur ga ik die sorteren en in het juiste vakje gaan leggen. Om te kijken wie in welk huis woont kijk ik op de L-schijf op computer. Hier kan ik de juiste gegevens terug vinden en alles zo goed mogelijk proberen sorteren. Van Ingrid heb ik de opdracht gekregen om de lonen in de computersysteem te steken. Dit was met het programma Excel. Ik kreeg een stapeltje loonbrieven en moest het bedrag bij de juiste personen intypen. Als ik hier mee klaar was, heb ik de bedragen die ik gedaan had in het rood gezet. Zo weten ze dat die al gecontroleerd zijn en welke niet.

Van Sofie kreeg ik ook een stapeltje papieren. Deze stapel heb ik moeten versnijden met de snijmachine. De papieren heb ik in 4 gesneden en dan gekeken of ze even groot zijn. Als ik hiermee klaar was kreeg ik van Nicole een opdracht om nog wat verder te klasseren, met de papieren uit het oude kantoor van Chris. Opnieuw ben ik hier eventjes mee bezig geweest.

Toen kwam Ingrid met de vraag of ik de nieuwe facturen wou plooien en in een enveloppe wou steken. Ik heb dit direct gedaan. In deze enveloppe heb ik zo een papiertje van Sofie die ik heb versneden, erin moeten steken. Als alles in de enveloppe zat heb ik hierna postzegels opgekleefd en in het bakje voor de post gestopt.

De 2de maandag was het teambuilding voor het personeel van mijn dienst. In de voormiddag hadden ze nog een vergadering en tijdens de middag zijn ze vertrokken. Dus die dag heb ik veel alleen gezeten. Gelukkig hadden ze me wat opdrachten gegeven zodat ik door kon werken.

Ik heb 2 Excel opdrachten gekregen van Martine. Hiermee heb ik alle Notarissen van Oost-Vlaanderen moeten opzoeken op het internet en dan 1 voor 1 in getypt in het Excel bestand. Daarna heb ik nog eens hetzelfde gedaan maar met alle advocaten van Oost-Vlaanderen. Het waren er van beiden zeer veel dus heb ik hier mijn werk aan gehad.

Ook had ik de opdracht gekregen van Martine om opleiding van Excel te zoeken. Ik heb er hier een paar van gevonden en heb ze doorgemaild naar Martine, zodat ze eens kan kijken welke er haar interesseert.

Zoals elke week heb ik de eetbonnetjes die terug zijn gekomen na de maaltijd moeten sorteren en terug in het doosje van de maandag gestoken. Geert van de werkplaats heeft me ook gevraagd om de eetbonnetjes klaar te leggen van maandag tot vrijdag voor de beschutte werkplaats.

Iets dat ik ook elke week moet doen is de broodjes bestellen om 9u50. Degene die broodjes willen bestellen doen dit door ofwel naar de balie te komen en te bestellen of via te bellen naar het onthaal. Ook kan het zijn dat ze bestellen via mail maar dat gebeurd niet veel. Daarna bel ik naar de Spar voor de broodjes allemaal te bestellen. De eerste week was ik de tijd uit het oog verloren en was het al 10u15. Ik heb gevraagd of het nog zou lukken om broodjes te bestellen. Ze zeiden dat het nog kon maar dat het wel kan zijn dat de broodjes wat later zouden geleverd worden. Gelukkig was dit niet het geval en waren de broodjes op tijd voor iedereen.

Nog een taak die elke week doe is koffie zetten. Ik kijk in de agenda in Outlook welke vergaderingen er allemaal plaatsvinden en wanneer. Daardoor kan ik zien hoeveel koffie ik precies moet zetten.

Telefoneren doe ik ook veel. De telefoons probeer ik zoveel mogelijk zelfstandig te beantwoorden, maar het gebeurd vaak dat ik moet doorverbinden. Als degene naar wie ik moet doorverbinden er niet is, vraag ik om later terug te bellen. De 2de maandag heb ik veel telefoontjes niet kunnen doorverbinden omdat mijn collega's er niet allemaal waren. Ik heb gevraagd om de dag erna eens terug te bellen.

Zo, hier weet je wat ik deze twee stagedagen heb gedaan.

Stageverslag 4

Op 21 oktober en 4 november ben ik op stage geweest bij Zonnehoeve|Living+. Hier zat een week herfstvakantie tussen, dus ben ik 28 oktober niet naar mijn stage moeten gaan. Ik kwam elke keer aan iets voor 8u zodat ik tijdig achter mijn bureau zit en kan beginnen. Deze stages liepen tot 16u30 en dan kon ik naar huis.

Zoals gewoonlijk zet ik altijd eerst de computer aan. Terwijl de computer aan het opstarten is kijk ik, of de kranten al zijn toegekomen. Als deze zijn toegekomen leg ik de kranten van de personen in het juiste vakje van de juiste leefgroepen/huizen. Hierna zet ik mijn eerste kan koffie, zodat iedereen kan beginnen met een goede tas koffie. Als ik hier mee klaar ben ga ik terug aan mijn computer zitten. Het eerste wat ik doe is mijn mails bekijken in het programma Outlook, zodat ik wat op de hoogte blijf van wat er allemaal gebeurd. Af en toe zitten er ook reservaties tussen van wagens of een vergaderzaal. Als deze nog niet zijn vastgelegd, doe ik dit eerst en vooral.

Om deze dingen te reserveren ga ik naar Agenda in het programma Outlook. Dan kan je kiezen tussen "wagenpark" of "vergaderzalen". Je neemt het mapje die je nodig hebt dan kijk je of je bij de juiste datum bezig bent en het juiste uur. Het is heel belangrijk om op te letten zodat je zeker geen overboekingen krijgt. Je schrijft ook bij wie het gereserveerd heeft en waarvoor de reservatie nodig is. Als dit klaar is mag je natuurlijk niet vergeten om het op te slaan zodat de reservatie bevestigd is. Eens deze reservaties klaar zijn stuur ik een mail terug naar de persoon van kwestie. In deze mail staat dat de reservatie gelukt is of juist niet en eventueel een andere datum mogelijk is.

Als ik hier mee klaar ben komt meestal Martine met een werkje voor mij. Ik kreeg de vroegere documenten en lijsten die gemaakt zijn door het personeel van de leefgroepen of huizen. Daaruit maakte ik een lijst welke cliënt zijn eigen persoonlijke spullen had. Ik schreef ook op welke spullen het precies waren. Deze lijst maakte ik op in het programma Word. Met deze opdracht ben ik tot in de namiddag bezig geweest.

Ondertussen moet ik ook af en toe de telefoon opnemen. Ik probeer deze zelf te beantwoorden maar meestal hebben ze iemand anders nodig om tot de juiste informatie te geraken. Hierbij moet ik doorschakelen naar de juiste persoon en zeg ik aan de persoon aan de telefoon dat ik hem/haar eventjes ga doorschakelen. Soms als ik doorschakel merk ik dat de persoon die we nodig hebben er niet is of eventjes weg is. Dan vraag ik of ze later een kunnen terugbellen. 

Zoals elke week bel ik om 9u50 naar de Spar om broodjes te bestellen voor het personeel. De eerste maandag was ik de tijd helemaal uit het oog verloren door het werken aan de opdracht van Martine. Ik zag plots dat het al 10u15 was en heb direct gebeld of het nog mogelijk was om nog broodjes te bestellen. Gelukkig was dit geen probleem en konden de broodjes nog op tijd geleverd worden. Rond 10u30 belde me iemand uit huis 2 om te vragen of ze nog een broodje kon krijgen. Ik zei dat ik al gebeld had maar eventueel nog eens zou kunnen bellen om te vragen dat er nog een broodje kan bijbestellen. Dit was geen probleem dus heb ik terug gebeld naar huis 2 om te zeggen dat het gelukt is om nog een broodje te bestellen.

Rond 10u30 komt meestal de post aan. Als ik deze krijg, dan mag ik de post sorteren. Eerst sorteer ik altijd de post van Zonnehoeve|Living+ en van Zonnehoeve Production (Zonnestraat 13 en Zonnestraat 15). Deze leg ik dan op 2 verschillende hoopjes en leg dan vervolgens de stapel van Production in het vakje van Production. Daarna sorteer ik de post van Zonnehoeve|Living + nog eens. Omdat ik niet weet wat er soms allemaal in die brieven zit, vind ik het moeilijk om te weten bij wie de post moet gelegd worden. Maar ik doe mijn best en probeer ze toch zo goed mogelijk te sorteren.

In de tweede maandag kreeg ik een opdracht van Sofie. Ik kreeg een grote lijst die was afgedrukt, maar met de hand was ingevuld. Deze lijst heb ik dan op de computer ingevuld. Dit heb ik gedaan met het programma Excel. Op de afgedrukte lijst waren de letters zeer klein en het handschrift was soms wat onduidelijk, dit was soms wat moeilijk. Sofie heeft me dan een meetlat gegeven om zo beter de lijst te kunnen aflezen. Dit ging al een stuk gemakkelijker. Rond de middag was ik klaar met deze opdracht, alleen nog enkele woorden die ik niet kon lezen. Sofie heeft mij dan geholpen om het geschrift wat te verduidelijken. Toen was de lijst af en heb ik hem doorgemaild naar Claude, degene van wie die lijst oorspronkelijk was. Claude was zeer blij met de lijst.

Van Chris kreeg ik opnieuw de opdracht om zijn mappen in zijn oud kantoor terug in dozen te steken om dan daarna naar het archief te gaan. Eerst plooi ik de kartonnen dozen en steek dan vervolgend de papier in de doos. Hierbij moet ik wel opletten dat de nummering van de papieren nog altijd in de juiste volgorde in de doos terechtkomt. Op de doos schrijf ik welke nummering er allemaal in deze doos zit en welk soort papier (boekhouding, kas, aankoopfacturen,...) en van welk jaar. De documenten van uit dit kantoor zijn allemaal van het jaar 2010. Als ik hiermee klaar was zetten ik zoals gevraagd de dozen aan de deur van het kantoor.

Ook heb ik van Marine de opdracht gekregen om in een ander kantoor alle mappen uit te halen en te bundelen. Dit heb ik gedaan met plastieken pinnen om te bundelen. Dit deed redelijk wat pijn aan de vingers doordat je hard moest drukken om de pin in het klepje te krijgen. Karin zag dat veel macht zetten op die pinnen en heeft een oplossing voor mij gezocht. Ze heeft mij een metalen staaf gegeven zodat ik minder pijn zou hebben aan mijn vingers en het beter lukte om kracht te zetten.

Zoals elke week moet ik de eetbonnetjes die terugkomen van de eetzaal sorteren en in het juiste doosje steken en in de juiste volgorde (klassiek, vegetarisch en dieet). Ook heb ik 1 maal de eetbonnetjes klaargelegd, Ik kreeg telefoon van Geert van de werkplaats met de vraag of ik dit wou doen. Ik wist niet hoeveel eetbonnetjes er moesten en welke soorten maaltijden er precies mochten zijn. Ik heb aan Nicole gevraagd of zij dat soms zou weten. Ze heeft me een lijst gegeven met juiste gegevens en zo heb ik de eetbonnetjes kunnen sorteren.

Ik heb ook veel koffie moeten zetten omdat er soms 2 vergaderingen op dezelfde tijd bezig waren. Zo heb ik er voor gezorgd dat er altijd koffie aanwezig is, als de kan zou uit zijn van de vergaderzaal. Zoals elke week komen sommige cliënten zelf achter hun eetbonnetjes van de week aan de balie. Ik geef hen dan hun bonnetjes en zo kunnen ze gaan eten.

Hierbij weet je wat ik allemaal gedaan heb op de voorbije 2 stagedagen.