Op 21 oktober en 4 november ben ik op stage geweest bij Zonnehoeve|Living+. Hier zat een week herfstvakantie tussen, dus ben ik 28 oktober niet naar mijn stage moeten gaan. Ik kwam elke keer aan iets voor 8u zodat ik tijdig achter mijn bureau zit en kan beginnen. Deze stages liepen tot 16u30 en dan kon ik naar huis.
Zoals gewoonlijk zet ik altijd eerst de computer aan. Terwijl de computer aan het opstarten is kijk ik, of de kranten al zijn toegekomen. Als deze zijn toegekomen leg ik de kranten van de personen in het juiste vakje van de juiste leefgroepen/huizen. Hierna zet ik mijn eerste kan koffie, zodat iedereen kan beginnen met een goede tas koffie. Als ik hier mee klaar ben ga ik terug aan mijn computer zitten. Het eerste wat ik doe is mijn mails bekijken in het programma Outlook, zodat ik wat op de hoogte blijf van wat er allemaal gebeurd. Af en toe zitten er ook reservaties tussen van wagens of een vergaderzaal. Als deze nog niet zijn vastgelegd, doe ik dit eerst en vooral.
Om deze dingen te reserveren ga ik naar Agenda in het programma Outlook. Dan kan je kiezen tussen "wagenpark" of "vergaderzalen". Je neemt het mapje die je nodig hebt dan kijk je of je bij de juiste datum bezig bent en het juiste uur. Het is heel belangrijk om op te letten zodat je zeker geen overboekingen krijgt. Je schrijft ook bij wie het gereserveerd heeft en waarvoor de reservatie nodig is. Als dit klaar is mag je natuurlijk niet vergeten om het op te slaan zodat de reservatie bevestigd is. Eens deze reservaties klaar zijn stuur ik een mail terug naar de persoon van kwestie. In deze mail staat dat de reservatie gelukt is of juist niet en eventueel een andere datum mogelijk is.
Als ik hier mee klaar ben komt meestal Martine met een werkje voor mij. Ik kreeg de vroegere documenten en lijsten die gemaakt zijn door het personeel van de leefgroepen of huizen. Daaruit maakte ik een lijst welke cliënt zijn eigen persoonlijke spullen had. Ik schreef ook op welke spullen het precies waren. Deze lijst maakte ik op in het programma Word. Met deze opdracht ben ik tot in de namiddag bezig geweest.
Ondertussen moet ik ook af en toe de telefoon opnemen. Ik probeer deze zelf te beantwoorden maar meestal hebben ze iemand anders nodig om tot de juiste informatie te geraken. Hierbij moet ik doorschakelen naar de juiste persoon en zeg ik aan de persoon aan de telefoon dat ik hem/haar eventjes ga doorschakelen. Soms als ik doorschakel merk ik dat de persoon die we nodig hebben er niet is of eventjes weg is. Dan vraag ik of ze later een kunnen terugbellen.
Zoals elke week bel ik om 9u50 naar de Spar om broodjes te bestellen voor het personeel. De eerste maandag was ik de tijd helemaal uit het oog verloren door het werken aan de opdracht van Martine. Ik zag plots dat het al 10u15 was en heb direct gebeld of het nog mogelijk was om nog broodjes te bestellen. Gelukkig was dit geen probleem en konden de broodjes nog op tijd geleverd worden. Rond 10u30 belde me iemand uit huis 2 om te vragen of ze nog een broodje kon krijgen. Ik zei dat ik al gebeld had maar eventueel nog eens zou kunnen bellen om te vragen dat er nog een broodje kan bijbestellen. Dit was geen probleem dus heb ik terug gebeld naar huis 2 om te zeggen dat het gelukt is om nog een broodje te bestellen.
Rond 10u30 komt meestal de post aan. Als ik deze krijg, dan mag ik de post sorteren. Eerst sorteer ik altijd de post van Zonnehoeve|Living+ en van Zonnehoeve Production (Zonnestraat 13 en Zonnestraat 15). Deze leg ik dan op 2 verschillende hoopjes en leg dan vervolgens de stapel van Production in het vakje van Production. Daarna sorteer ik de post van Zonnehoeve|Living + nog eens. Omdat ik niet weet wat er soms allemaal in die brieven zit, vind ik het moeilijk om te weten bij wie de post moet gelegd worden. Maar ik doe mijn best en probeer ze toch zo goed mogelijk te sorteren.
In de tweede maandag kreeg ik een opdracht van Sofie. Ik kreeg een grote lijst die was afgedrukt, maar met de hand was ingevuld. Deze lijst heb ik dan op de computer ingevuld. Dit heb ik gedaan met het programma Excel. Op de afgedrukte lijst waren de letters zeer klein en het handschrift was soms wat onduidelijk, dit was soms wat moeilijk. Sofie heeft me dan een meetlat gegeven om zo beter de lijst te kunnen aflezen. Dit ging al een stuk gemakkelijker. Rond de middag was ik klaar met deze opdracht, alleen nog enkele woorden die ik niet kon lezen. Sofie heeft mij dan geholpen om het geschrift wat te verduidelijken. Toen was de lijst af en heb ik hem doorgemaild naar Claude, degene van wie die lijst oorspronkelijk was. Claude was zeer blij met de lijst.
Van Chris kreeg ik opnieuw de opdracht om zijn mappen in zijn oud kantoor terug in dozen te steken om dan daarna naar het archief te gaan. Eerst plooi ik de kartonnen dozen en steek dan vervolgend de papier in de doos. Hierbij moet ik wel opletten dat de nummering van de papieren nog altijd in de juiste volgorde in de doos terechtkomt. Op de doos schrijf ik welke nummering er allemaal in deze doos zit en welk soort papier (boekhouding, kas, aankoopfacturen,...) en van welk jaar. De documenten van uit dit kantoor zijn allemaal van het jaar 2010. Als ik hiermee klaar was zetten ik zoals gevraagd de dozen aan de deur van het kantoor.
Ook heb ik van Marine de opdracht gekregen om in een ander kantoor alle mappen uit te halen en te bundelen. Dit heb ik gedaan met plastieken pinnen om te bundelen. Dit deed redelijk wat pijn aan de vingers doordat je hard moest drukken om de pin in het klepje te krijgen. Karin zag dat veel macht zetten op die pinnen en heeft een oplossing voor mij gezocht. Ze heeft mij een metalen staaf gegeven zodat ik minder pijn zou hebben aan mijn vingers en het beter lukte om kracht te zetten.
Zoals elke week moet ik de eetbonnetjes die terugkomen van de eetzaal sorteren en in het juiste doosje steken en in de juiste volgorde (klassiek, vegetarisch en dieet). Ook heb ik 1 maal de eetbonnetjes klaargelegd, Ik kreeg telefoon van Geert van de werkplaats met de vraag of ik dit wou doen. Ik wist niet hoeveel eetbonnetjes er moesten en welke soorten maaltijden er precies mochten zijn. Ik heb aan Nicole gevraagd of zij dat soms zou weten. Ze heeft me een lijst gegeven met juiste gegevens en zo heb ik de eetbonnetjes kunnen sorteren.
Ik heb ook veel koffie moeten zetten omdat er soms 2 vergaderingen op dezelfde tijd bezig waren. Zo heb ik er voor gezorgd dat er altijd koffie aanwezig is, als de kan zou uit zijn van de vergaderzaal. Zoals elke week komen sommige cliënten zelf achter hun eetbonnetjes van de week aan de balie. Ik geef hen dan hun bonnetjes en zo kunnen ze gaan eten.
Hierbij weet je wat ik allemaal gedaan heb op de voorbije 2 stagedagen.
Geen opmerkingen:
Een reactie posten