stageverslag 10

Op 3 februari ben ik opnieuw naar mijn stage geweest. Ik kwam hier steeds op tijd aan en om 16u30 had ik gedaan met mijn stage. Op 10 februari ben ik niet naar mijn stage geweest doordat ik ziek was. Ik zal met Martine bespreken wanneer ik deze dag kan inhalen.

Toen ik aankwam op mijn stage heb ik zoals elke week eerst de computer aan gezet en mijn ingelogd. Daarna heb ik de kranten gesorteerd en in het juiste vakje gelegd. Hierna zet ik mijn eerste kan koffie zodat iedereen de dag kan beginnen met een goede tas koffie. als ik hiermee klaar was, zette ik de telefoon uit nachtstand.

Toen ik klaar was om te beginnen, heb ik eerst het draaiboek afgewerkt. Hierbij heb ik alleen nog wat de kleine details moeten afwerken en wat duidelijkere zinnen maken. Wendy is me hierbij eventjes komen helpen. Zij vertelde me wat ik er nog beter aan kon maken. Toen ik hiermee klaar was mocht ik het afdrukken. Dit bundeltjes nam Wendy mee naar haar kantoor om het nog eens te controleren en eventuele opmerkingen op te schrijven.

Ondertussen heb ik een opdracht van Karen gekregen. Ze had opnieuw een heel stapeltje personeelspapieren liggen die nog geklasseerd moesten worden. Dit was een hele stapel en ben hier eventjes aan bezig geweest. Als ik klaar was met dit bundeltje in alfabetische volgorde te steken, ging ik elk papier voor elk personeelslid in het mapje van de juiste persoon steken. Deze mappen hingen op in de kast in het landschapsbureau waar Karen zit.


Toen ik hiermee klaar was, had Wendy het draaiboek gecontroleerd. Toen ben ik alle fouten gaan verbeteren en eventueel nog wat dingen bijgeschreven. Toen heb ik het bundeltje nog eens afgedrukt.

Na de middag kreeg ik nog verschillende opdrachten om te klasseren. Van Cristina kreeg ik een stapeltje kasbonnen die ik mocht klasseren en in de map van de kasbons te steken. Ook kreeg ik van haar een stapeltje facturen om te klasseren en in de map van de facturen te steken. Hierbij zorgde ik ervoor dat alle facturen in de juiste volgorde in de mappen terecht kwamen.

Ook van Ingrid kreeg ik een opdracht. De bankrekeninguitreksels die ik vorige week in het bestand heb gestoken. Mocht ik allemaal klasseren. Dit was de eerste keer dat ze dit zou doen dus was het eerst een beetje zoeken hoe we het best deden. We hadden uiteindelijk een oplossing gevonden. De bankrekeningsuitreksel heb ik per cliënt de spaar- en zichtrekening uitreksels in een bindingsysteem gestoken die dan daarna in een classeur terecht kwamen. Deze documenten moesten ook in alfabetische volgorde gestoken worden.


Toen ik hiermee klaar was, was mijn stagedag voorbij en kon ik vertrekken.

Ondertussen doe ik nog steeds de wekelijkse taken. Dit wil zeggen dat ik altijd mails controleer op reservaties en vergaderingen. Hieruit kan ik afleiden hoeveel koffie ik zal moeten zetten. Ook heb ik de Post verdeeld en brieven moeten opsturen. Ondertussen, tussen mijn opdrachten door, neem ik telefoons op of bel ik soms iemand op om iets te weten te komen over een bepaald iets.

Dit is mijn stageverslag van deze dag, wanneer ik de stagedag heb ingehaald van wanneer ik ziek was, zal ik een stageverslag bijmaken.

Stageverslag 9

Op maandag 20 en 27 januari ben ik opnieuw naar mijn stage geweest. Mijn stagedag begon om 8.00 uur en eindigde om 16.30 uur. Ik kwam steeds op tijd aan zodat ik zeker op tijd kon beginnen. 

Zoals gewoonlijk zet ik eerst de computer aan, ondertussen ga ik de eerste kan koffie zetten en de toegekomen kranten verdelen. Daarna log ik me in op de computer en ga ik de mails bekijken om na te gaan of er nog reservaties moeten gedaan worden. In Outlook (Agenda) ga ik ook kijken hoeveel vergaderingen er zijn zodat ik weet hoeveel koffie ik moet zetten tegen dat bepaald uur.

Kort erna kwam Kris de boekhouder al aan met een werkje voor mij. Het was een redelijk groot werk. Ik kreeg een 5 tal dikke mappen en een lijst met alle inkomende bedragen en uitgaven. Uit die lijst kon ik zien wat ik in de map moest zoeken. Het waren allemaal bankrekening uittreksels die ik in het computer heb gestoken. Het was een hele zoektocht om het juiste uittreksel te vinden. Daarna ging ik het bedrag, datum, naam en adres in Excel bestand steken. Op de lijst stond het totaal van de bedragen dus als het klopte op het Excel bestand en op mijn lijst dan was ik juist. Gelukkig klopte het helemaal. In de namiddag was ik pas klaar met deze opdracht. Kris heeft nog een gecontroleerd en hij zei dat alles klopte en dat het zeer goed gedaan was.

In het uurtje dat ik daarna nog over had heb ik nog wat verder gewerkt aan het draaiboek, waar ik al een aantal weken aan bezig ben. Hier schrijf ik alles op wat men aan het onthaal moet doen. Zo weet als er iemand anders aan het onthaal zit precies wat hij/zij allemaal moet doen.

De week erna had ik niet direct een werkje, ik heb aan Ingrid gevraagd of ze toevallig een werkje had voor mij, en dat had ze. Ik krijg de spaar en zichtrekening van onze cliënten. Deze heb ik in hun bestand in Excel op de L-schijf gestoken. Dit was ook een hele zoektocht om tot de juiste uitkomsten te komen. Ook heb ik bij sommige bestanden een nieuw mapje gemaakt voor 2014. In dit bestand schreef ik de inkomende bedragen en de uitgaande bedragen, en waarvoor dat geld dient. al ik dit intypte versprong de uitkomst en kon ik op de uittreksels kijken of dat klopte, want daar stond het vorig saldo en het nieuwe saldo op. Met deze taak ben ik ook tot in de namiddag geweest.

Ook heb ik hierna verder gewerkt aan het draaiboek. Wendy is een komen kijken of ik goed bezig was. Het moest alleen wat meer specifieker gedaan worden. Anders was het wel al goed en zij zou ook nog een paar dingen bedenken.

In tussentijds maak ik wat koffie en sorteer ik de eetbonnentjes (klassiek, dieet of vegetarisch) zoals gewoonlijk.

Ook bel ik naar de spar voor de broodjes en sorteer ik de toegekomen post.

Opnieuw kan ik niet zoveel schrijven omdat ik redelijk grote opdrachten heb gemaakt deze twee dagen.

Zo, dit heb ik de voorbije twee weken gedaan op mijn stage.

Stageverslag 8

Op 6 en 13 januari ben ik opnieuw op stage geweest. Ik kwam toe iets voor 8 uur zodat ik om 8 uur kon beginnen. Deze stage dagen liepen tot 16u30.

Zoals gewoonlijk als ik aankom zet ik mijn computer aan en log ik mij in. Hierna leg de kranten in het juiste vakje van de juiste persoon. Daarna ga ik de eerste kan koffie zetten. Als ik hiermee klaar ben ga ik terug aan mijn computer zitten. Eerst ga ik mijn mails controleren op reservaties van wagen of vergaderzalen. Af en toe zit er een vraag bij om te reserveren, dit reserveer ik dan via Agenda in Outlook. Ook beantwoord ik de mail om te zeggen dat de reservatie in orde is.

Ik had niet echt werk in het begin dus ben ik om werk gaan vragen. Karen heeft me een stapel klasseerwerk gegeven over personeelsdocumenten. Deze heb ik in alfabetische volgorde gestoken en vervolgens in de juiste map gestoken. Hier ben ik eventjes aan bezig geweest om dat dit een redelijke stapel was.

Ook heb ik verder gewerkt aan de kaartjes waar ik al een aantal keer heb over gepraat. Deze zijn nog steeds niet af. Sofie helpt me hiermee omdat het de juiste maat moet zijn en alles op dat klein kaartje moet geraken.

Er stonden in een kantoor veel mappen die naar het archief mochten of weg mochten, hierbij heb ik Ingrid geholpen met het verhuizen van de mappen en de dozen.

Een paar jaar geleden is Zonnehoeve gefusioneerd, maar een aantal van de facturen komen nog steeds aan met ons oude naam. Ik heb alle mappen van de facturen moeten controleren en waar de naam verkeerd stond heb ik een brief opgemaakt met de boodschap dit in het vervolg met ons juiste naam te doen. Ik ben hier eventjes aan bezig geweest en ga hier volgende week aan verder werken.

Ik heb van Nicole 4 dozen met oude informatie gekregen om te versnipperen. Ik ben hier een hele voormiddag en een deel van de namiddag bezig geweest. Er staan nu nog 2 dozen die ik de volgende keer zal verder versnipperen.

Van Ingrid heb ik weer een aantal brieven gekregen om in te scannen, deze zette ik dan in het juiste bestand op de L-schijf.

Net zoals elke week ga ik om 9.50uur de broodjes bestellen aan de spar. De broodjes kunnen de collega's bestellen aan het onthaal of via de telefoon bij mij. dit schrijf ik dan op. Ik moet er ook bijschrijven of ze al betaald hebben of niet.

Rond 10u30 komt ongeveer De Post toe met onze post. Hier neemt hij ook onze post mee om op te sturen.

Deze post ga ik dan sorteren en verdelen onder de huizen van onze cliënten.

Tussendoor ga ik ook steeds voor koffie zorgen, ook voor tijdens de vergaderingen.

Dit stageverslag is misschien een beetje kort maar ik heb redelijke lange opdrachten gekregen die dus een tijdje duren.

Dit is mijn stageverslag van de voorbije twee weken.

stageverslag 7

Maandag ben ik begonnen met een blokstage tot en met dinsdag 17 december. Iedere dag begin ik om 8uur en heb ik gedaan om 16 uur 30. Ik ga nu elke dag met mijn auto naar mijn stage, dit is heel gemakkelijk. Iedere ochtend kom ik aan en zet ik mijn computer aan. Terwijl deze opstart, verdeel ik de kranten van de cliënten in de juiste vakje aan het onthaal. Als ik deze verdeeld heb zet ik elke dag mijn eerste kan koffie. Zo kan iedereen de dag beginnen met een goede tas koffie.

Als ik hiermee klaar ben ga ik aan mijn computer zitten en bekijk ik mijn mails. Ook ga ik naar de Agenda in het programma Outlook. Hierbij kan ik weten hoeveel kannen koffie ik moet zetten Hierna beginnen de werkjes te komen ik krijg zowat van iedereen wel eens een opdracht. Zo heb ik een opdracht gekregen van Karen. Alle personeelsadministratie heb ik gesorteerd op alfabetische volgorde gelegd. Dit was een redelijke stapel dus ben ik hier toch wel een tijdje aan bezig geweest. Als ik hiermee klaar was heb ik heel de stapel in de juiste mapjes mogen steken van over welke persoon het gaat. Dit was in de dossierkast van Karen.

Van Ingrid kreeg ik een hele stapel papieren om in te scannen. Deze heb ik vervolgens moeten in de juiste mapje cliëntgegevens op onze L-schijf steken. Deze bestanden heb ik dan de naam gegeven van de Cliënt en daarbij, of het de Protocol, charter of de lastgeving is. Dit heeft eventjes geduurd omdat ik sommige bestanden apart heb moeten scannen omdat ze te veel gekreukt waren van in de enveloppe te zitten.

Ik kreeg ook een opdracht van Kris, Omdat wij met liftbussen rijden met onze cliënten kunnen wij een vrijstelling krijgen voor een verzekering te betalen. Maar daarvoor heb je wel van elke wagen een lijst nodig waar je elke dag naartoe rijdt en dit voor een week je schrijft dan op of het wekelijks of dagelijks is, de uren en waar je naartoe rijdt met het adres erbij. Ook heb ik de brief die erbij gestoken werd ingevuld, dit was een standaardbrief dus heb ik alleen de namen en nummerplaat moeten invullen. Kris was blij dat ik dit wou doen omdat deze papieren al lang hadden moeten ingevuld zijn.

Van Frank en Martine heb ik ook nog een opdracht gekregen. Omdat het volgende week raad van bestuur is heb ik de enveloppen klaar gestoken met de juiste documenten. Dit moest zeer correct gebeuren. Daarom heeft Sofie achteraf nog eens gecontroleerd. Om de enveloppen te versturen heb ik etiketten gemaakt om die er op te kleven. Ik probeerde dit eerst zelf omdat ik dit al gezien had in de les op school. Maar dit lukte niet zo goed. Daarom heb ik Karin van de Ict gevraagd of ze mij eventjes wou helpen. Natuurlijk wou ze dit doen en had ze een bundeltje liggen op bureau. In Dat bundeltje werd stap voor stap uitgelegd hoe ik de namen en adressen kon samenvoegen tot een etiket in de juiste grootte. Na deze lange zoektocht is het me eindelijk gelukt met de hulp van Karin. Toen ze afgedrukt waren kon ik ze op de enveloppe plakken en in het bakje voor de Post leggen.

Als ik wat tijd over heb werk ik verder aan de teruggegeven pasjes voor onze bewoners. Hier moet ik de medische gegeven die hun begeleider opgeschreven hebben aanvullen op de computer. Als ik ze van iedereen teruggekregen heb en deze heb kunnen aanvullen, kan ik ze juist afdrukken en daarna lamineren zodat de bewoner een pasje bij hun hebben mocht er iets gebeuren langs de straat.

Van Karin heb ik een grote opdracht gekregen. Ik heb de hele contactenlijst van onze cliënten nagekeken en verbeterd dit zijn zo ongeveer 500 deze stonden in een lijst in een Excel bestand. Ik kreeg een fiche van Karin met de juiste gegevens op die wel kloppen en keek dan in het bestand in Excel. Er zat er redelijk wat foutjes in. Sommige Cliënten woonden in een verkeerd huis of een andere straat. Ik moest hier mijn hoofd goed bijhouden want dit is een belangrijke lijst. Ook de cliënten die hier niet meer wonen heb ik bij Ex-cliënten gezet en op de rode lijst gezet. Ik heb iedere cliënt één voor één overlopen. Dit heeft heel wat tijd gevraagd ik ben hier heel lang aan bezig geweest. Daarna kreeg ik ongeveer dezelfde lijst maar met onze contactenvoorzieningen Ik heb hier juist hetzelfde mee moeten doen en ben er ook lang aan bezig geweest. Ik ben voor deze twee opdrachten een hele dag bezig geweest.

Van Christ van de medische dienst heb ik een werkje gekregen. Hij had blanco doktersbriefjes nodig. Om dit te maken heb ik met blanco printpapier de en de juiste afmetingen, dit met de snijmachine versneden. Ik heb er zo ongeveer 200 moeten maken.

Ook van Nicole kreeg ik de opdracht om kleine kladpapiertjes te versnijden. Ik kreeg een voorbeeldje van hoe groot het moest zijn, omdat het redelijke kleine papiertjes waren ben ik hier toch wel eventjes aan bezig geweest.

Van Sofie heb ik ook nog een checklist gekregen voor huis 5. Claude had huis 5 gecontroleerd en op geschreven. Deze lijst heb ik in Excel handmatig moeten intypen. Om deze lijst te hebben kunnen intypen, heb ik de hele voormiddag tijd nodig gehad.

Sofie had ook gevraagd om de foldertjes die toegekomen zijn, om er van elk 100 te tellen. Dit wou ze omdat ze dan kon controleren of er genoeg zijn toegekomen en dat de bestelling wel zou kloppen.

Ik heb ook een nieuwe telefoonlijst gemaakt voor aan de balie, omdat de vorige nummers niet meer klopten omdat er verhuizingen zijn geweest van onze kantoren. Nu klopt deze weer en kan ik terug juist bellen. Elke dag komen er veel verschillende telefoons toe. Het lukt al redelijk goed om deze te beantwoorden of door te sturen. Als het niet lukt om door te verbinden vraag ik om later eens terug te bellen. Ook bel ik elke dag naar Spar om de broodjes te bestellen. Soms zijn het er veel soms ook niet. Het kan ook zijn dat er iemand vergeten was om zijn broodje te bestellen en dat ik daarom later moet terugbellen om te vragen of het mogelijk is om nog een broodje bij te bestellen. Dit is gelukkig al elke keer gelukt. Ik bel naar de Spar om 9 uur 50 en ben nog geen 1 dag te laat geweest, gelukkig want dat vinden ze in de Spar niet zo leuk.

Tussen mijn werken door moet ik ook steeds zorgen voor genoeg koffie. Soms kan het zijn dat er veel vergaderingen zijn en dat er dus ook veel koffie moet gezet worden, dit begint nu redelijk te lukken om de koffie niet te vergeten.

Elke dag komt De Post met de post voor zonnehoeve. Deze sorteer ik direct in alle juiste vakjes. Dan beld meestal Geert van de werkplaats met de vraag of de post al is toegekomen. Daarna komt hij de post halen bij mij aan de balie.

Er komen ook vaak pakketjes binnen, ik kijk dan naar de bestelformulier als het Zonnestraat 13 of 15 is. Als het voor nummer 15 is, is het voor de beschutte werkplaats en zeg ik dat hij nog wat verder moet rijden. Als het voor nummer 13 is, teken ik de bestelformulier en zet ik het pakje opzij en bel ik naar degene van wie het pakje is.

Zo, dit is mijn stageverslag van deze blokstage.

Stageverslag 6

Op 2 en 9 december ben ik op stage geweest bij Zonnehoeve|Living+. Het was voor mij de eerste keer dat ik volledig zelfstandig  met de auto naar mijn stageplaats ben gegaan. Ik ben dan ook op tijd vertrokken en dan ook op tijd aangekomen. Om 8 uur kon ik beginnen met mijn stage.

Zoals elke week begin ik met mijn computer aan te zetten. Terwijl de computer opstart sorteer ik de toegekomen kranten in het juiste vakje, bij het juiste huis. Daarna ga ik mijn eerste kan koffie zetten.

Hierna ga ik aan mijn computer zitten en bekijk ik mijn mails en controleer ik mijn mails, soms zit er een mail tussen om een auto te reserveren. Dit doe ik via Outlook en dan naar Agenda te gaan, zoals ik al verschillende keren heb uitgelegd. Ik kijk ook of er veel vergaderingen zijn die dag, zo kan ik weten hoeveel koffie ik moet zetten.

Daarna kreeg ik een opdracht van Wendy. Ik kreeg alle papieren van de kassa die geklasseerd moesten worden in de map van de kassa. Dit was een hele hoop en ben hier eventjes aan bezig geweest, zo heb ik 3 Classeurs gedaan.

Hierna had ik geen werk meer, daarom ben ik naar het "landschapsbureau" (bureau met de meeste administratieve personeelsleden) gegaan om te vragen of ik iets kon doen. Ze hadden allemaal geen werk voor mij dus ben ik een naar Karin van de ICT gegaan om werk te vragen. Ook zij had niks voor mij. Dan ben ik bij Kris gegaan, hij had wel een werkje voor mij. Ik kreeg een paar mappen waarvan ik de zaken van voor het jaar 2007 eruit moest halen. 

Toen ik hier mee klaar was, had Martine werk voor mij. Doordat onze cliënten hun identiteitskaart niet bij hun hebben. Zouden ze graag een pasje hebben waardoor ze toch iets van informatie bij hun hebben. Ik kreeg een voorbeeld van hoe ik het kon maken. Ik heb het pasje gemaakt via het programma Word. Gelukkig had ik alle gegeven in een Excel bestand en kon ik dit samenvoegen met het Word document. Dit had ik net geleerd tijdens de les Dactylo en was een test voor mezelf. Dit is vrij goed verlopen en kon dit afdrukken. Maar doordat ik de medische gegevens van de cliënten niet weet, waren dit maar proefdrukjes. Ik duidde op alle briefjes aan waar de begeleider de medische gegeven van de cliënt moest plaatsen. Daarna heb ik alle pasjes versneden met de snijmachine en heb dan alle pasjes gesorteerd en in het juiste vakje van het huis gelegd. Als ik deze terug heb, kan ik de pasjes aanpassen en ze juist afdrukken en lamineren. Dit zal een werkje zijn voor volgende week. Met dit werk ben ik een hele namiddag aan bezig geweest.

De tweede maandag had Martine al wat werkjes gezocht voor mij. Die had ze doorgestuurd via mail en kon ik direct beginnen. In de vakantie planners die ik al eerder heb gemaakt, heb ik alle schoolvakanties aangeduid. Toen ik hiermee bezig was heb ik ontdekt dat er een bestand bij was met verschillende tabs in het Excel bestand. Die had ik de vorige keer niet gezien dus heb ik die ook correct opgemaakt. Doordat Het nog altijd niet ging om ma, di, wo, do, vrij, za, zo en dan door te schuiven, heb ik alles met de hand ingetypt voor een heel jaar en dit 3 keer dus ben ik hier ook een hele voormiddag aan bezig geweest.

In de namiddag had ik al een paar pasjes voor de cliënten terug gekregen. Hiermee kon ik de medische gegeven aanvullen. Hierna kreeg ik een opdracht van Sofie. Claude had huis 1 gecontroleerd en een controlefiche met de hand ingevuld. Daarom heeft Sofie gevraagd om dit fiche met de computer in te typen. Dit was met het bestand Excel. 

Zoals elke week krijg ik veel telefoons, de 2de maandag was het behoorlijk druk. De telefoons opnemen lukt al redelijk goed en vlot. Meestal moet ik doorverbinden, maar soms probeer ik ze ook zelf te beantwoorden als dit lukt.

Om 10 voor 10 moet ik elke maandag naar de Spar in Eke bellen om de broodjes te bestellen. Mensen kunnen hun broodje bestellen bij mij aan het onthaal of door te bellen of een mailtje te sturen. Hierna bel ik naar de Spar.

Rond 10uur15 komt meestal de post aan, deze sorteer ik zoals elke weer Zonnehoeve living- Zonnehoeve Production. De brieven voor Production leg ik in een apart vakje voor Production. De Post van Living verdeel ik nog eens onder en leg ze in het juiste vakje.

Geert van de werkplaats had gebeld om te vragen of ik de eetbonnetjes van deze week kon klaar leggen. Natuurlijk wou ik dat doen. Als ik ze allemaal klaar heb leg ik ze ook in het vakje voor de beschutte werkplaats.

Tussen de taken door moet ik ook altijd zorgen voor koffie. Door vergaderingen kan het soms zijn dat plots een paar kannen weg zijn en dan maak ik vlug nog koffie bij.

Dit is mijn stageverslag van de voorbije 2 weken.

stageverslag 5

Op Maandag 18 november en maandag 25 november heb ik stage gelopen bij Zonnehoeve|Living+. Mijn stage startte om 8u, ik kwam steeds zeker 5 minuten op voorhand aan zodat ik rustig alles kon op starten. Om 16.30 uur was mijn stage gedaan en kon ik naar huis.

Steeds als ik aankom op mijn stage, leg ik de eerste kranten in de juiste vakjes. Ik maak daarna een kan koffie en zet mijn computer aan. Dit zijn mijn taken die ik elke week het eerste uitvoer. Als ik hiermee klaar ben, ga ik aan mijn computer zitten en ga mijn mails bekijken. Zo blijf ik op de hoogte wat er op Zonnehoeve allemaal gebeurd. Hier weet ik ook, of er geen reservaties van de wagens of de vergaderzalen moeten gemaakt worden. Mocht dit toch gebeuren, reserveer ik dit bij Outlook met daarin het onderdeel Agenda. Hier kies ik voor "Wagenpark" of "vergaderzalen". Hierbij moet ik heel correct zijn zodat er geen overboekingen gebeuren. In deze Agenda schrijf ik, wie naar waar gaat met de wagen of wie de vergaderzaal huurt en waarom.

Van Ingrid had ik de opdracht gekregen om van de documenten die ik van haar gekregen te scannen en in mapjes te plaatsen op onze L-schijf. De eerste maandag had ik de opdracht gekregen om verder te doen met het klasseren van de mappen die in het oude kantoor van Chris lagen. Dit kantoor lig namelijk helemaal vol met oude mappen die geklasseerd moeten worden. Om deze mappen te klasseren, steek ik kartonnen dozen in elkaar en steek vervolgens de papieren die ik uit de mappen haal in deze dozen op de juiste volgorde. Hier kruipt er heel wat tijd in dus ben hier toch wel eventjes met bezig geweest.

Als de post is geweest rond 9.30 uur ga ik die sorteren en in het juiste vakje gaan leggen. Om te kijken wie in welk huis woont kijk ik op de L-schijf op computer. Hier kan ik de juiste gegevens terug vinden en alles zo goed mogelijk proberen sorteren. Van Ingrid heb ik de opdracht gekregen om de lonen in de computersysteem te steken. Dit was met het programma Excel. Ik kreeg een stapeltje loonbrieven en moest het bedrag bij de juiste personen intypen. Als ik hier mee klaar was, heb ik de bedragen die ik gedaan had in het rood gezet. Zo weten ze dat die al gecontroleerd zijn en welke niet.

Van Sofie kreeg ik ook een stapeltje papieren. Deze stapel heb ik moeten versnijden met de snijmachine. De papieren heb ik in 4 gesneden en dan gekeken of ze even groot zijn. Als ik hiermee klaar was kreeg ik van Nicole een opdracht om nog wat verder te klasseren, met de papieren uit het oude kantoor van Chris. Opnieuw ben ik hier eventjes mee bezig geweest.

Toen kwam Ingrid met de vraag of ik de nieuwe facturen wou plooien en in een enveloppe wou steken. Ik heb dit direct gedaan. In deze enveloppe heb ik zo een papiertje van Sofie die ik heb versneden, erin moeten steken. Als alles in de enveloppe zat heb ik hierna postzegels opgekleefd en in het bakje voor de post gestopt.

De 2de maandag was het teambuilding voor het personeel van mijn dienst. In de voormiddag hadden ze nog een vergadering en tijdens de middag zijn ze vertrokken. Dus die dag heb ik veel alleen gezeten. Gelukkig hadden ze me wat opdrachten gegeven zodat ik door kon werken.

Ik heb 2 Excel opdrachten gekregen van Martine. Hiermee heb ik alle Notarissen van Oost-Vlaanderen moeten opzoeken op het internet en dan 1 voor 1 in getypt in het Excel bestand. Daarna heb ik nog eens hetzelfde gedaan maar met alle advocaten van Oost-Vlaanderen. Het waren er van beiden zeer veel dus heb ik hier mijn werk aan gehad.

Ook had ik de opdracht gekregen van Martine om opleiding van Excel te zoeken. Ik heb er hier een paar van gevonden en heb ze doorgemaild naar Martine, zodat ze eens kan kijken welke er haar interesseert.

Zoals elke week heb ik de eetbonnetjes die terug zijn gekomen na de maaltijd moeten sorteren en terug in het doosje van de maandag gestoken. Geert van de werkplaats heeft me ook gevraagd om de eetbonnetjes klaar te leggen van maandag tot vrijdag voor de beschutte werkplaats.

Iets dat ik ook elke week moet doen is de broodjes bestellen om 9u50. Degene die broodjes willen bestellen doen dit door ofwel naar de balie te komen en te bestellen of via te bellen naar het onthaal. Ook kan het zijn dat ze bestellen via mail maar dat gebeurd niet veel. Daarna bel ik naar de Spar voor de broodjes allemaal te bestellen. De eerste week was ik de tijd uit het oog verloren en was het al 10u15. Ik heb gevraagd of het nog zou lukken om broodjes te bestellen. Ze zeiden dat het nog kon maar dat het wel kan zijn dat de broodjes wat later zouden geleverd worden. Gelukkig was dit niet het geval en waren de broodjes op tijd voor iedereen.

Nog een taak die elke week doe is koffie zetten. Ik kijk in de agenda in Outlook welke vergaderingen er allemaal plaatsvinden en wanneer. Daardoor kan ik zien hoeveel koffie ik precies moet zetten.

Telefoneren doe ik ook veel. De telefoons probeer ik zoveel mogelijk zelfstandig te beantwoorden, maar het gebeurd vaak dat ik moet doorverbinden. Als degene naar wie ik moet doorverbinden er niet is, vraag ik om later terug te bellen. De 2de maandag heb ik veel telefoontjes niet kunnen doorverbinden omdat mijn collega's er niet allemaal waren. Ik heb gevraagd om de dag erna eens terug te bellen.

Zo, hier weet je wat ik deze twee stagedagen heb gedaan.

Stageverslag 4

Op 21 oktober en 4 november ben ik op stage geweest bij Zonnehoeve|Living+. Hier zat een week herfstvakantie tussen, dus ben ik 28 oktober niet naar mijn stage moeten gaan. Ik kwam elke keer aan iets voor 8u zodat ik tijdig achter mijn bureau zit en kan beginnen. Deze stages liepen tot 16u30 en dan kon ik naar huis.

Zoals gewoonlijk zet ik altijd eerst de computer aan. Terwijl de computer aan het opstarten is kijk ik, of de kranten al zijn toegekomen. Als deze zijn toegekomen leg ik de kranten van de personen in het juiste vakje van de juiste leefgroepen/huizen. Hierna zet ik mijn eerste kan koffie, zodat iedereen kan beginnen met een goede tas koffie. Als ik hier mee klaar ben ga ik terug aan mijn computer zitten. Het eerste wat ik doe is mijn mails bekijken in het programma Outlook, zodat ik wat op de hoogte blijf van wat er allemaal gebeurd. Af en toe zitten er ook reservaties tussen van wagens of een vergaderzaal. Als deze nog niet zijn vastgelegd, doe ik dit eerst en vooral.

Om deze dingen te reserveren ga ik naar Agenda in het programma Outlook. Dan kan je kiezen tussen "wagenpark" of "vergaderzalen". Je neemt het mapje die je nodig hebt dan kijk je of je bij de juiste datum bezig bent en het juiste uur. Het is heel belangrijk om op te letten zodat je zeker geen overboekingen krijgt. Je schrijft ook bij wie het gereserveerd heeft en waarvoor de reservatie nodig is. Als dit klaar is mag je natuurlijk niet vergeten om het op te slaan zodat de reservatie bevestigd is. Eens deze reservaties klaar zijn stuur ik een mail terug naar de persoon van kwestie. In deze mail staat dat de reservatie gelukt is of juist niet en eventueel een andere datum mogelijk is.

Als ik hier mee klaar ben komt meestal Martine met een werkje voor mij. Ik kreeg de vroegere documenten en lijsten die gemaakt zijn door het personeel van de leefgroepen of huizen. Daaruit maakte ik een lijst welke cliënt zijn eigen persoonlijke spullen had. Ik schreef ook op welke spullen het precies waren. Deze lijst maakte ik op in het programma Word. Met deze opdracht ben ik tot in de namiddag bezig geweest.

Ondertussen moet ik ook af en toe de telefoon opnemen. Ik probeer deze zelf te beantwoorden maar meestal hebben ze iemand anders nodig om tot de juiste informatie te geraken. Hierbij moet ik doorschakelen naar de juiste persoon en zeg ik aan de persoon aan de telefoon dat ik hem/haar eventjes ga doorschakelen. Soms als ik doorschakel merk ik dat de persoon die we nodig hebben er niet is of eventjes weg is. Dan vraag ik of ze later een kunnen terugbellen. 

Zoals elke week bel ik om 9u50 naar de Spar om broodjes te bestellen voor het personeel. De eerste maandag was ik de tijd helemaal uit het oog verloren door het werken aan de opdracht van Martine. Ik zag plots dat het al 10u15 was en heb direct gebeld of het nog mogelijk was om nog broodjes te bestellen. Gelukkig was dit geen probleem en konden de broodjes nog op tijd geleverd worden. Rond 10u30 belde me iemand uit huis 2 om te vragen of ze nog een broodje kon krijgen. Ik zei dat ik al gebeld had maar eventueel nog eens zou kunnen bellen om te vragen dat er nog een broodje kan bijbestellen. Dit was geen probleem dus heb ik terug gebeld naar huis 2 om te zeggen dat het gelukt is om nog een broodje te bestellen.

Rond 10u30 komt meestal de post aan. Als ik deze krijg, dan mag ik de post sorteren. Eerst sorteer ik altijd de post van Zonnehoeve|Living+ en van Zonnehoeve Production (Zonnestraat 13 en Zonnestraat 15). Deze leg ik dan op 2 verschillende hoopjes en leg dan vervolgens de stapel van Production in het vakje van Production. Daarna sorteer ik de post van Zonnehoeve|Living + nog eens. Omdat ik niet weet wat er soms allemaal in die brieven zit, vind ik het moeilijk om te weten bij wie de post moet gelegd worden. Maar ik doe mijn best en probeer ze toch zo goed mogelijk te sorteren.

In de tweede maandag kreeg ik een opdracht van Sofie. Ik kreeg een grote lijst die was afgedrukt, maar met de hand was ingevuld. Deze lijst heb ik dan op de computer ingevuld. Dit heb ik gedaan met het programma Excel. Op de afgedrukte lijst waren de letters zeer klein en het handschrift was soms wat onduidelijk, dit was soms wat moeilijk. Sofie heeft me dan een meetlat gegeven om zo beter de lijst te kunnen aflezen. Dit ging al een stuk gemakkelijker. Rond de middag was ik klaar met deze opdracht, alleen nog enkele woorden die ik niet kon lezen. Sofie heeft mij dan geholpen om het geschrift wat te verduidelijken. Toen was de lijst af en heb ik hem doorgemaild naar Claude, degene van wie die lijst oorspronkelijk was. Claude was zeer blij met de lijst.

Van Chris kreeg ik opnieuw de opdracht om zijn mappen in zijn oud kantoor terug in dozen te steken om dan daarna naar het archief te gaan. Eerst plooi ik de kartonnen dozen en steek dan vervolgend de papier in de doos. Hierbij moet ik wel opletten dat de nummering van de papieren nog altijd in de juiste volgorde in de doos terechtkomt. Op de doos schrijf ik welke nummering er allemaal in deze doos zit en welk soort papier (boekhouding, kas, aankoopfacturen,...) en van welk jaar. De documenten van uit dit kantoor zijn allemaal van het jaar 2010. Als ik hiermee klaar was zetten ik zoals gevraagd de dozen aan de deur van het kantoor.

Ook heb ik van Marine de opdracht gekregen om in een ander kantoor alle mappen uit te halen en te bundelen. Dit heb ik gedaan met plastieken pinnen om te bundelen. Dit deed redelijk wat pijn aan de vingers doordat je hard moest drukken om de pin in het klepje te krijgen. Karin zag dat veel macht zetten op die pinnen en heeft een oplossing voor mij gezocht. Ze heeft mij een metalen staaf gegeven zodat ik minder pijn zou hebben aan mijn vingers en het beter lukte om kracht te zetten.

Zoals elke week moet ik de eetbonnetjes die terugkomen van de eetzaal sorteren en in het juiste doosje steken en in de juiste volgorde (klassiek, vegetarisch en dieet). Ook heb ik 1 maal de eetbonnetjes klaargelegd, Ik kreeg telefoon van Geert van de werkplaats met de vraag of ik dit wou doen. Ik wist niet hoeveel eetbonnetjes er moesten en welke soorten maaltijden er precies mochten zijn. Ik heb aan Nicole gevraagd of zij dat soms zou weten. Ze heeft me een lijst gegeven met juiste gegevens en zo heb ik de eetbonnetjes kunnen sorteren.

Ik heb ook veel koffie moeten zetten omdat er soms 2 vergaderingen op dezelfde tijd bezig waren. Zo heb ik er voor gezorgd dat er altijd koffie aanwezig is, als de kan zou uit zijn van de vergaderzaal. Zoals elke week komen sommige cliënten zelf achter hun eetbonnetjes van de week aan de balie. Ik geef hen dan hun bonnetjes en zo kunnen ze gaan eten.

Hierbij weet je wat ik allemaal gedaan heb op de voorbije 2 stagedagen.